Afin d'améliorer le traitement des différents documents administratifs qui parviennent au comité régional et ne pas toujours faire travailler le personnel dans l'urgence il est important de respecter les règles suivantes :
demandes d'affiliation club et de licences : elle devront parvenir au plus tard le mercredi pour être traitées dans la semaine.
demandes de sortie de territoire : elles devront parvenir 1 mois avant la date de ou des épreuves.
demandes de détail d'organisation (DO) : elles devront parvenir au moins 1 mois avant la date de ou des épreuves
Sans DO il ne sera pas délivré d'assurance. Celà a été rappelé lors du Conseil des présidents régionaux samedi 13 avril 2019. Si l'épreuve n'est pas inscrite au calendrier l'assurance sera caduque.